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Firmen-Sommerfest planen: Ablauf, Budget und die richtigen Attraktionen

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Ein Sommerfest ist schnell beschlossen und dann liegt es auf einem Schreibtisch, meistens auf einem, der ohnehin voll ist. Dieser Artikel nimmt dir das Sortieren ab: Was wann passieren muss, womit du realistisch rechnen solltest und welche Attraktionen bei Firmenfesten tatsächlich funktionieren.

01. DIE ZIELGRUPPE

Zuerst: Für wen ist das Fest eigentlich?

Diese Frage klingt banal, entscheidet aber über fast alles Weitere. Es gibt drei Grundtypen, und sie vertragen sich schlecht miteinander.

Reines Mitarbeiterfest. Abends, ohne Kinder, Schwerpunkt auf Essen, Getränken und Gesprächen. Attraktionen sind hier Beiwerk und sollten Gespräche nicht übertönen. Ein Modul, an dem man nebenbei mitmachen kann, reicht.

Familienfest. Mitarbeiter bringen Partner und Kinder mit. Das ist der häufigste Fall und der aufwändigste, weil du für drei bis vier Altersgruppen gleichzeitig planen musst. Kinder brauchen Beschäftigung, sonst wird der Nachmittag für die Eltern anstrengend statt entspannend.

Fest mit Außenwirkung. Kunden, Nachbarn, Presse oder Bewerber sind dabei. Hier zählt, was man von außen sieht und fotografieren kann.

Kläre das, bevor du irgendetwas anfragst. Ein Familienfest mit reinem Abendprogramm ist genauso schief wie ein Kundenevent mit Bällebad.

02. DER ZEITPLAN

Der Zeitplan: Was wann passieren muss

Sechs bis vier Monate vorher. Termin festlegen und intern kommunizieren. Der Termin ist der Engpass, nicht die Attraktion. Prüfe Ferien, Brückentage und ob der Betriebsrat eingebunden werden muss. Fläche klären.

Vier bis drei Monate vorher. Das ist der richtige Zeitpunkt für die Anfrage bei Catering und Modulverleih. Beliebte Samstage im Juni und September sind früh weg, und je näher der Termin, desto weniger Auswahl bleibt dir. Wer erst sechs Wochen vorher anfragt, bekommt nicht mehr das, was am besten passt, sondern das, was noch frei ist.

Zwei Monate vorher. Einladung raus, mit Rückmeldefrist. Ohne belastbare Teilnehmerzahl kannst du weder Catering noch Modulanzahl vernünftig festlegen.

Vier Wochen vorher. Teilnehmerzahl steht, Mengen werden final. Jetzt Strom, Wasser und Zufahrt am Veranstaltungsort prüfen. Diesen Punkt unterschätzen fast alle.

Eine Woche vorher. Ablaufplan an alle Beteiligten, inklusive Hausmeister, Sicherheitsdienst und den Kollegen, die auf- und abbauen helfen. Wetterprognose im Blick behalten und einen Plan B durchdenken.

03. DIE KOSTEN

Womit du rechnen musst

Ein Budget lässt sich nicht seriös pauschalisieren, aber die Struktur ist immer gleich. Diese Posten gehören auf deine Liste:

Verpflegung. In der Regel der größte Posten.
Fläche und Infrastruktur. Zelte, Pavillons, Tische, Bänke, Strom, Toiletten.
Attraktionen. Die Mietmodule selbst.
Betreuung. Manche Module brauchen zwingend geschultes Personal, etwa Bullriding oder größere Kletter- und Sprungmodule. Das steht bei uns auf jeder Produktseite unter „Zusätzliche Informationen“.
Anlieferung und Abholung. Wir berechnen eine Pauschale bis 150 Kilometer Gesamtfahrstrecke, darüber individuell. Rechne diesen Posten von Anfang an mit ein, er wird oft vergessen.
Puffer. Zehn Prozent. Es kommt immer etwas.

Ein häufiger Denkfehler: an den Attraktionen zu sparen und dafür beim Essen zu klotzen. Gegessen ist nach einer Stunde, aber ein Fest, bei dem nach dem Essen nichts mehr passiert, löst sich um 16 Uhr auf. Zwei bis drei gut gewählte Module tragen einen ganzen Nachmittag.

04. DIE ATTRAKTIONEN

Welche Attraktionen bei Firmenfesten funktionieren

Nach vielen tausend begleiteten Veranstaltungen zeichnet sich ein klares Muster ab.

Module mit Zuschauern schlagen Module ohne. Alles, wo einer spielt und zehn zuschauen und lachen, erzeugt Gruppendynamik. Ein Bullriding oder ein Wipeout-Modul zieht Menschen an, auch die, die nie selbst mitmachen würden. Ein einzelner Basketballkorb dagegen bindet genau eine Person.

Wettbewerb funktioniert, aber flach. Kollegen messen sich gerne, solange es nicht ernst wird. Eine Torwand mit Rangliste am Whiteboard kostet fast nichts und läuft den ganzen Tag. Ein aufwendiges Turniersystem dagegen versandet.

Kinder brauchen eine eigene Zone. Wenn du Familien einlädst, plane einen klar abgegrenzten Bereich mit Hüpfburg oder Hindernisbahn ein. Nicht mitten zwischen den Biertischen, sondern in Sichtweite, aber getrennt. Dann können Eltern sitzen bleiben und trotzdem hinschauen. Passendes findest du bei den Hüpfburgen und Hindernisbahnen sowie bei den Kinderattraktionen.

Fun Food ist Beschäftigung, nicht nur Essen. Eine Zuckerwatte- oder Popcornmaschine erzeugt Duft, eine kleine Schlange und Gesprächsanlässe. Für den Nachmittag zwischen Mittagessen und Abendprogramm ist das oft wertvoller als eine weitere Attraktion. Die Auswahl steht unter Fun Food.

Für Teams, die sich besser kennenlernen sollen, sind kooperative Module das Mittel der Wahl. Nicht jeder gegen jeden, sondern Aufgaben, die nur gemeinsam lösbar sind. Eine Übersicht gibt es bei den Teamgames.

05. DIE STOLPERSTEINE

Die drei Dinge, die am häufigsten schiefgehen

Strom. Fast jedes aufblasbare Modul braucht ein Dauergebläse, typischerweise 230 Volt mit 16 Ampere Absicherung, größere Module auch zwei Anschlüsse. Wer drei Hüpfburgen an eine einzelne Außensteckdose hängt, steht nach zehn Minuten im Dunkeln. Prüfe früh, wie viele getrennt abgesicherte Stromkreise auf der Fläche verfügbar sind. Ist keine feste Versorgung da, brauchst du ein Aggregat, und das muss mit bestellt werden.

Zufahrt. Module kommen im Transporter oder auf dem Anhänger. Wenn der letzte Meter zur Wiese über eine Treppe oder durch ein 90 Zentimeter breites Tor führt, wird es schwierig. Miss die Engstelle nach und gib sie bei der Anfrage an.

Der Wetterplan. Aufblasbare Module müssen bei Wind abgebaut werden, das ist keine Ermessensfrage. Überlege vorher, was passiert, wenn es zieht: Gibt es eine Halle? Ein Zelt? Oder verschiebst du im Zweifel? Diese Entscheidung um 9 Uhr morgens am Festtag zu treffen, ist deutlich unangenehmer als vier Wochen vorher.

06. DER ABLAUF

Ein bewährter Ablauf für ein Familien-Sommerfest

Kein Gesetz, aber ein Muster, das oft funktioniert:

Uhrzeit	Was passiert
ab 09:00	Anlieferung und Aufbau der Module
11:00	Technikcheck, Betreuer sind vor Ort
12:00	Beginn, Begrüßung durch die Geschäftsführung, kurz
12:15	Essen, Module laufen bereits
14:00	Kinderprogramm mit Betreuung, Fun Food öffnet
16:00	Wettbewerbe und Siegerehrung
17:30	Kinderbereich schließt, Abbau beginnt dort
18:00	Übergang ins Abendprogramm

Der Trick liegt im gestaffelten Abbau. Wenn der Kinderbereich abends geschlossen wird, gehen Familien nach Hause, und das Abendprogramm für die Erwachsenen kann in Ruhe starten. Alles gleichzeitig abzubauen erzeugt dagegen ein Loch.

07. DIE ABKÜRZUNG

Wenn du die Auswahl abkürzen willst

Die Modulwahl ist der Teil, an dem viele lange hängen bleiben. Er lässt sich abkürzen: Sag uns Anlass, Teilnehmerzahl, Altersstruktur und die Fläche, die dir zur Verfügung steht. Daraus lässt sich in einem Telefonat eine Empfehlung ableiten, die zu deiner Situation passt, statt dich durch über 400 Module klicken zu lassen.

Erreichbar sind wir montags bis freitags von 8:00 bis 16:30 Uhr unter 0209 604 988 42, oder du stellst deine Anfrage über das Kontaktformular.