Ein Stadtfest unterscheidet sich von einem Firmenfest in einem entscheidenden Punkt: Du weißt nicht, wer kommt und wie viele es sind. Das verändert die Planung an fast jeder Stelle. Diese Checkliste ist für Vereine, Werbegemeinschaften, Gemeinden und alle, die zum ersten Mal ein öffentliches Fest verantworten.
Der Teil, den niemand mag: Genehmigungen
Fang hier an, nicht beim Programm. Ein Fest ohne Genehmigung findet nicht statt, egal wie gut das Programm ist.
Je nach Kommune und Format brauchst du typischerweise:
- Anmeldung der Veranstaltung beim Ordnungsamt, oft mit Fristen von mehreren Wochen bis Monaten
- Sondernutzungserlaubnis, wenn öffentliche Straßen, Wege oder Plätze genutzt werden
- Verkehrsrechtliche Anordnung bei Straßensperrungen, inklusive Beschilderungsplan
- Gaststättenrechtliche Gestattung, wenn Alkohol ausgeschenkt wird
- Anmeldung bei der GEMA, sobald Musik läuft
- Abstimmung mit dem Gesundheitsamt, wenn Lebensmittel abgegeben werden
- Sicherheitskonzept ab einer bestimmten Größe, das kann die Kommune verlangen
Welche Punkte konkret gelten und welche Fristen, ist von Ort zu Ort verschieden. Der erste Anruf gehört deshalb dem Ordnungsamt deiner Kommune, und zwar so früh wie möglich. Wir sind Eventausstatter und keine Juristen, das ersetzt keine Rechtsberatung.
Zeitplan: sechs Monate rückwärts gerechnet
6 Monate vorher. Termin, Fläche und Rahmen festlegen. Kontakt zum Ordnungsamt. Kalkulation aufstellen und klären, wer das Defizit trägt, falls es eines gibt.
5 Monate vorher. Genehmigungsanträge einreichen. Parallel Sponsoren und Standbetreiber ansprechen. Beide brauchen Vorlauf für ihre eigene Planung.
4 Monate vorher. Attraktionen, Bühne, Technik und Sanitär anfragen. Das ist der späteste komfortable Zeitpunkt. Wochenenden im Frühsommer und September sind die begehrtesten Termine überhaupt.
3 Monate vorher. Flächenplan zeichnen. Wo steht was, wo laufen Rettungswege, wo sind Stromverteiler. Diesen Plan brauchst du ohnehin für die Behörden.
2 Monate vorher. Werbung startet. Plakate, Presse, Social Media, Website. Helferliste aufbauen und Schichten planen.
4 Wochen vorher. Alle Zusagen schriftlich. Auf- und Abbauplan mit Uhrzeiten an alle Beteiligten. Stromverteilung final klären.
1 Woche vorher. Begehung der Fläche mit den Verantwortlichen. Wetterlage beobachten. Notfallkontakte auf einem Zettel, den mehrere Menschen haben.
Die Fläche aufteilen
Ein häufiger Fehler ist, alles gleichmäßig zu verteilen. Besser sind klare Zonen:
Laute Zone. Bühne, Musik, Ausschank. Nach Möglichkeit weg von Wohnbebauung und weg vom Kinderbereich.
Kinderzone. Zusammenhängend, gut einsehbar, abseits von Verkehr und Ausschank. Hier gehören Hüpfburgen, Spielmodule und Bastelstationen hin. Wichtig: Sitzplätze für Eltern in Sichtweite, sonst stehen sie eine Stunde daneben und gehen früher.
Essenszone. Mit Sitzgelegenheiten. Wenn Menschen sitzen, bleiben sie länger, und wer länger bleibt, gibt mehr aus. Bierzeltgarnituren, Zelte und Pavillons findest du unter Eventausstattung.
Laufwege. Mindestens drei Meter breit, besser mehr, und niemals durch die Kinderzone. Rettungswege müssen frei bleiben, das prüft die Feuerwehr.
Ein Trick, der gut funktioniert: Setze eine Attraktion mit Zuschauerwirkung ans hintere Ende der Fläche. Bullriding, ein Kletterturm oder eine große Hindernisbahn zieht Besucher durch das gesamte Gelände, statt dass sich alles am Eingang staut. Davon profitieren die Stände dazwischen.
Attraktionen: Was bei unbekanntem Publikum funktioniert
Bei einem Stadtfest weißt du nicht, ob Zwei- oder Zwölfjährige kommen, ob mehr Jugendliche oder mehr Senioren. Deshalb gilt:
Setze auf Module mit breiter Altersspanne. Eine Torwand bespielt Achtjährige und Vierzigjährige. Ein Bällebad nur Kleinkinder.
Plane Durchsatz, nicht Erlebnis. Bei tausend Besuchern ist eine Attraktion, an der jeweils eine Person zwei Minuten braucht, nach kurzer Zeit eine Schlange mit schlechter Stimmung. Module, die mehrere gleichzeitig bespielen, sind deutlich besser geeignet.
Mehrere kleine schlagen eine große. Vier verteilte Module bespielen ein Gelände besser als ein Riesenmodul an einer Ecke. Sie verteilen die Menschen und erzeugen an mehreren Punkten Betrieb.
Fun Food als Frequenzbringer. Zuckerwatte, Popcorn und Crêpes riechen weit und ziehen Menschen an. Für Vereine ist das oft zusätzlich eine Einnahmequelle. Die Geräte gibt es unter Fun Food.
Wenn du stöbern willst: Das komplette Sortiment steht alphabetisch unter Eventmodule A-Z.
Betreuung und Helfer
Manche Module dürfen nur mit geschultem Personal betrieben werden. Bei uns steht das auf jeder Produktseite unter „Zusätzliche Informationen“. Kalkuliere diese Betreuung von Anfang an mit ein, sie ist keine Option, sondern Voraussetzung.
Für alle übrigen Module brauchst du eigene Helfer. Faustregel: mindestens eine Person pro Modul, bei Kinderattraktionen eher zwei, und alle in Schichten von maximal drei Stunden. Wer den ganzen Tag an derselben Station steht, ist ab nachmittags keine Hilfe mehr.
Gib jedem Helfer etwas Schriftliches: Was ist die Aufgabe, wer ist die Ansprechperson, welche Nummer wird bei Problemen angerufen.
Auf- und Abbau
Der Aufbau wird meistens gut geplant, der Abbau selten. Dabei ist er der Punkt, an dem Feste im Chaos enden.
Kläre vorher:
- Wann ist Ende, und ab wann wird abgebaut
- Wer bleibt bis zum Schluss, namentlich
- Wo kommt der Müll hin und wer holt ihn ab
- Wann werden die Module abgeholt, und ist zu dieser Zeit noch jemand da
- Wie kommt der Transporter auf die Fläche, wenn die Sperrung schon aufgehoben ist
Ein praktischer Hinweis: Aufblasbare Module müssen vor dem Zusammenlegen trocken sein. Ein Modul, das um 22 Uhr im Regen abgebaut wird, macht Ärger. Plane den Abbau von Kinderattraktionen deshalb früher, meist ohnehin sinnvoll, weil die Familien vor dem Abendprogramm gehen.
Was du bei der Anfrage angeben solltest
- Datum, Uhrzeit von wann bis wann
- Ort und Art der Fläche: Rasen, Marktplatz, Straße, Halle
- Erwartete Besucherzahl und Altersstruktur
- Verfügbare Stromanschlüsse, oder ob ein Aggregat nötig ist
- Zufahrtsmöglichkeit für Transporter oder Anhänger
- Budgetrahmen für die Attraktionen
Punkt sechs schreckt viele ab, hilft aber enorm. Mit einem Rahmen lässt sich eine sinnvolle Kombination vorschlagen, ohne ihn wird geraten.
Anfragen kannst du über das Kontaktformular oder telefonisch unter 0209 604 988 42, montags bis freitags von 8:00 bis 16:30 Uhr. Wir liefern deutschlandweit mit eigener Logistik, die Anlieferung wird als Pauschale berechnet und bei längeren Strecken individuell kalkuliert.