„Was kostet denn so ein Firmenevent?“ ist die Frage, auf die niemand gern antwortet, weil die ehrliche Antwort „kommt darauf an“ lautet. Dieser Artikel macht daraus etwas Brauchbares: eine Struktur, mit der du selbst rechnen kannst, und die Posten, die in Kalkulationen am häufigsten fehlen.
Zwei Firmenfeste mit je 100 Gästen können sich im Budget um den Faktor fünf unterscheiden. Der Unterschied liegt selten bei den Attraktionen, sondern bei drei Dingen: Verpflegung, Location und der Frage, wie viel eigene Arbeitszeit ihr einbringt.
Deshalb ist die nützlichere Frage nicht „was kostet es“, sondern „woraus setzt es sich zusammen“.
1. Verpflegung. In fast jeder Kalkulation der größte Block. Reicht von Grillbuffet in Eigenregie bis Caterer mit Service. Hier entscheidet sich das Gesamtbudget mehr als irgendwo sonst.
2. Location und Infrastruktur. Auf dem eigenen Firmengelände fällt keine Miete an, dafür brauchst du Zelte, Mobiliar, Toiletten und oft Strom. Bei einer angemieteten Location ist vieles dabei, aber die Miete kommt dazu.
3. Attraktionen. Der Posten, um den es hier geht. Grobe Orientierung für einen Tag Miete: kleinere Module wie Torwand, Wurfspiele oder Glücksrad liegen im unteren dreistelligen Bereich. Mittlere Module wie Hüpfburgen oder Minigolf im mittleren dreistelligen Bereich. Große betreute Module wie Bullriding, Kletterturm oder Bungee-Trampolin im oberen dreistelligen bis niedrigen vierstelligen Bereich. Die aktuellen Preise stehen auf jeder Produktseite.
4. Betreuung. Manche Module dürfen nur mit geschultem Personal betrieben werden. Ob das nötig ist, steht bei uns auf der Produktseite unter „Zusätzliche Informationen“. Das ist keine Option, die man wegkürzen kann.
5. Anlieferung und Abholung. Wir berechnen eine Pauschale bis 150 Kilometer Gesamtfahrstrecke, darüber individuell. Wichtig: Die Pauschale gilt für die Lieferung insgesamt, nicht pro Modul. Wer drei Module bucht, zahlt nicht dreimal Anfahrt. Umgekehrt lohnt es sich deshalb selten, für ein einzelnes Kleinmodul eine weite Anfahrt zu bezahlen.
6. Nebenkosten. Das ist der Block, der in Kalkulationen fehlt. Dazu unten mehr.
Ohne konkrete Zahlen, weil sie bei euch anders aussehen als bei anderen. Aber die Verhältnisse sind erstaunlich stabil. Ein typisches Familien-Sommerfest verteilt sich grob so:
| Posten | Anteil am Gesamtbudget |
|---|---|
| Verpflegung | 40 bis 55 % |
| Infrastruktur (Zelte, Mobiliar, Sanitär, Strom) | 15 bis 25 % |
| Attraktionen inklusive Betreuung | 15 bis 25 % |
| Logistik und Anlieferung | 3 bis 8 % |
| Nebenkosten und Puffer | 10 % |
Wenn eure Kalkulation stark davon abweicht, ist das kein Fehler, aber ein Anlass zum Nachdenken. Attraktionen unter zehn Prozent führen oft dazu, dass das Fest nach dem Essen auseinanderfällt. Über 40 Prozent bedeutet meistens, dass ihr Module gebucht habt, die zur Gästezahl nicht passen.
Der Termin. Samstage im Juni und September sind die teuersten und knappsten Termine der Branche. Ein Freitag oder ein Termin im Mai oder Oktober entspannt Verfügbarkeit und oft auch den Preis.
Wochenendbuchung statt Einzeltag. Wenn Auf- und Abbau ohnehin an unterschiedlichen Tagen liegen, frag nach, was ein längerer Zeitraum kostet. Der Unterschied ist oft kleiner als erwartet.
Weniger Module, dafür die richtigen. Zwei Module, die zur Gästezahl passen, wirken besser als fünf, die sich gegenseitig die Besucher wegnehmen. Das spart Geld und macht das Fest besser, nicht schlechter.
An der Betreuung. Wenn ein Modul geschultes Personal verlangt, dann verlangt es das aus einem Grund, und im Schadensfall steht ihr als Veranstalter in der Verantwortung.
An der Fläche pro Modul. Ein Modul, das zu eng steht, ist ein Sicherheitsrisiko. Wie viel Platz wirklich nötig ist, haben wir in einem eigenen Artikel beschrieben.
Am Wetterplan. Eine Ausweichlösung kostet Geld, das im besten Fall umsonst ausgegeben ist. Ein abgesagtes Fest kostet mehr.
Nenne bei der Anfrage Datum, Gästezahl, Altersstruktur, Fläche und Budgetrahmen. Vor allem der letzte Punkt hilft: Mit einem Rahmen lässt sich eine sinnvolle Kombination vorschlagen, ohne ihn wird geraten, und ihr bekommt entweder ein Angebot, das euch erschlägt, oder eines, das zu dünn ist.
Anfragen über das Kontaktformular oder telefonisch unter 0209 604 988 42, montags bis freitags von 8:00 bis 16:30 Uhr. Das komplette Sortiment mit aktuellen Preisen steht unter Eventmodule A-Z.
Wir berechnen eine Pauschale von 220,-€ netto (brutto 261,80€) bis zu einer Gesamtfahrstrecke von bis zu 150 km. Die Kosten können höher sein, wenn das Modul auf einem Anhänger verbaut ist.
Über 150 km Gesamtfahrstrecke berechnen wir die Kosten individuell.
